Metdologia auditului de tiraje

Documente: Pachet de audit ianuarie - decembrie 2024


1. Etapele procesului de audit
2. Termene de respectat
3. Documente necesare in procesul de audit
4. Conditii administrative de realizare a auditului
5. Pachete de audit

1. Etapele procesului de audit
 
Auditul se desfasoara continuu pe perioade calendaristice de cate 3 luni aferente fiecarui trimestru calendaristic si are urmatoarele etape:
 
  • inscrierea produsului media pentru a fi auditat prin completarea si transmiterea cererii de audit
  • transmiterea informatiilor privind tiparul publicatiilor necesare realizarii controlului in teren a tirajului brut
  • completarea declaratiei de difuzare si transmiterea acesteia catre BRAT, alaturi de documentele necesare verificarii cifrelor de difuzare.
  • verificarea de către BRAT a declaratiei de difuzare in conformitate cu prevederile regulamentelor Grupului Departamental;
  • publicarea cifrelor de difuzare pe site-ul BRAT in conformitate cu prevederile regulamentelor Grupului Departamental;
 
a. Inscrierea publicatiilor la audit.
 
Pentru inscrierea unei publicatii in vederea auditarii editorul trebuie sa fie membru al BRAT si al Grupului Departamentului de Audit al Tirajelor (GDAT). Calitatea de membru al asociatiei si a departamentului se obtine prin depunerea cererii de aderare si achitarii cotizatiei pe anul in curs. Editorul poate inscrie oricand, dar nu mai tarziu de 6 luni, de la obtinerea calitatii de membru GDAT oricare dintre publicatiile editate. 
 
Editorii au obligativitatea auditarii tuturor publicatiilor editate cu exceptia:
 
  • publicatiilor cu un tiraj brut mediu pe apariţie mai mic de plafonul de 2.500 de exemplare pentru publicaţiile naţionale
  • publicatiilor cu un tiraj brut mediu pe apariţie mai mare de plafonul de 1.000 pentru publicaţiile locale şi regionale
  • publicatiilor cu mai puţin de 6 apariţii pe an
  • suplimentelor si produselor derivate ale unei publicatii de baza
  • publicatiilor care nu au ca obiectiv realizarea de încasări din vânzarea de spaţiu publicitar (necesita aprobarea Comisiei Tehnice GDAT)
 
Editorii membri GDAT trebuie sa auditeze cel putin una dintre publicatiile editate.
 
Pentru inscrierea unei publicatii in vederea auditarii editorul trebuie sa depuna la BRAT cererea de audit in maxim 6 luni de la dobandirea calitatii de membru DAT.
 
b. Transmiterea informatiilor privind tiparul publicatiilor necesare realizarii controlului in teren a tirajului brut, in conformitate cu prevederile regulamentelor GDAT. 
 
Informatiile privind tiparul publicatiilor necesare sunt parte integranta a cererii de audit. Informatiile trebuie transmise o data cu inscrierea publicatiei la audit, si ulterior trimestrial o data cu depunerea declaratiei de difuzare, sau ori de cate ori procesul de tipar inregistreaza modificari.
 
c. completarea declaratiei de difuzare si transmiterea acesteia catre BRAT, alaturi de documentele necesare verificarii cifrelor de difuzare
 
Declaratia de difuzare se completeaza si depune trimestrial, in termen de 30 de zile de la finalizarea trimestrului. Declaratia de difuzare se completeaza electronic si se depune pe site-ul BRAT, prin sistemul electronic de depunere al declaratiilor.
 
O data cu declaratia de difuzare se depun si documentele necesare realizarii auditului. Documentele se depun electronic prin sistemul electronic de depunere a declaratiilor de difuzare.
 
d. verificarea de către BRAT a declaratiei de difuzare
 
BRAT va audita declaratiile de difuzare conform metodologiei agreate in cadrul regulamentelor GDAT.
 
e. publicarea cifrelor de difuzare pe site-ul BRAT
 
Publicarea cifrelor de difuzare va avea loc dupa finalizarea cu succes a auditului la aceeasi data pentru toate publicatiile pentru care au procesul de audit a fost finalizat dupa cum urmeaza:
 
  • 15 martie (cifre difuzare aferente perioadei oct-dec)
  • 15 iunie (cifre difuzare aferente perioadei ian – mar)
  • 15 septembrie (cifre difuzare aferente perioadei apr-iun) 
  • 15 decembrie (cifre difuzare aferente perioadei iul -sept)
 
2. Termene de respectat
Termenele de respectat in cadrul procesului de audit a cifrelor de difuzare sunt urmatoarele:
 
  • Transmiterea cererii de audit si a informatiilor necesare realizarii controlului in teren - in maxim 6 luni de la aderarea in cadrul GDAT si ulterior trimestrial in maxim 30 de zile de la finalizarea trimestrului calendaristic
  • Depunerea declaratiilor de difuzare si a documentelor neceasare auditului - in maxim 30 de zile de la incheierea trimestrului calendaristic
  • Realizarea auditului - in maxim 45 zile de la expirarea termenului de depunere a declaratiilor de difuzare
  • Publicarea rezultatelor - la date fixe conform regulamentelor agreate.
 
3. Documentele pentru realizarea auditului
 
Documentele necesare realizarii auditului sunt urmatoarele (extras din Regulamentul de control al cifrelor de difuzare):
 
Documente justificative necesare verificarii tirajului brut
 
a) pentru editorul care îşi tipăreşte copiile la tipografia proprie, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:
- Lista facturilor de achizitie de hartie pentru tiparul editiilor din perioada verificata
- Facturi de achiziţie de hârtie in format electronic
- Fisa de cont pentru fiecare furnizor de achizitie hartie din perioada verificata pentru o perioada incepand cu prima luna verificata si pana in prezent.
- Dovada achitarii facturilor de achiziţie de hârtie
- Raportul de tipografie in care sunt precizate pentru fiecare editie tiparita: consumul brut de hartie pentru publicatia tiparita, consumul net de hartie si tirajul brut realizat in perioada verificata;
- Bonurile de consum de hârtie pentru editiile tiparite in perioada verificata
- Declaratie de la tipografie privind gramajul unei editii si pierderile tehnologice
- Colectia fizica de publicatii pentru perioada verificata
 
b) pentru editorul care tipăreşte publicatia la alte tipografii, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:
- Lista facturilor de tipar aferente editiilor din perioada verificata
- Facturile de tipar aferente editiilor din perioada verificata in format electronic (pdf)
- Fisa de cont pentru fiecare dintre tipografiile care au tiparit editiile din perioada verificata pentru o perioada incepand cu prima luna a perioadei verificate si pana la data transmiterii declaratiei de difuzare
- Dovada achitarii contravalorii facturilor aferente editiilor din perioada verificata
- Colectia fizica de publicatii pentru perioada verificata
 
Pentru certificarea copiilor digitale distribuite platit
- lista tuturor persoanelor care au achizitionat editiile digitale, evidentiate individual, pentru fiecare numar de aparitie 
- documente justificative ce atesta facturarea si incasarea a cel putin 30% din pretul editiei digitale
- dovada primirii unei solicitari din partea utilizatorului in vederea achizitionarii editiei digitale
 
Pentru certificarea copiilor digitale distribuite gratuit
- lista persoanelor carora li s-a distribuit copia, evidentiate individual, pentru fiecare numar de aparitie 
- dovada primirii unei solicitari din partea utilizatorului pentru a accesa editia digitala 
 
Lista persoanelor care au primit orice tip de copii ale editiei digitale, se va intocmi pentru fiecare aparitie a editiei digitale separat si va contine, pentru fiecare utilizator, minim urmatoarele informatii:
- numele
- cont utilizator
- numar de telefon
- adresa de e-mail
 
Fata de aceste documente, BRAT poate solicita si alte informatii, explicatii sau documente suplimentare necesare realizarii procedurilor de verificare. Editorul va transmite catre BRAT pe e-mail doar documentele suplimentare solicitate, daca va fi cazul. 
 
4. Conditii administrative de realizare a auditului
 
Activitatea de audit tiraje se desfasoara in cadrul BRAT in cadrul Grupului Departamental de Audit al Tirajelor din Departamentul de Presa Scrisa. Editorii care doresc auditarea publicatiilor editate trebuie sa fie membri in cadrul Asociatiei si al GDAT si sa achite cotizatia de membru conform prevederilor regulamentare si a statutului BRAT. Informatii despre procesul de aderare puteti regasi in pagina dedicata.
 
Agentiile, regiile, si clientii de publicitate beneficiaza de acces la rezultatele auditului tirajelor in baza calitatii de membru al BRAT
 
5. Pachet de audit 

Pachetul de audit aferent perioadei ianuarie - decembrie 2024 poate fi descarcat de aici: 
Pachet de audit