Regulament de Organizare si Functionare al Departamentului Radio
- Aprobat la data de 16.07.2024 -
Cuprins
Capitolul 1. Dipozitii generale
Capitolul 2. Membrii Departamentului
Capitolul 3. Conducerea Departamentului
Capitolul 4. Drepturile si obligatiile membrilor Dep. Radio
Capitolul 5. Costurile si modelul de finantare a studiului
Capitolul 6. Dispozitii finale
Capitolul 1. Dipozitii generale
Art.1 Activitatea privind stabilirea standardelor şi metodologiilor de realizare a monitorizarii investitiilor in publicitatea radio se desfăşoară în cadrul BRAT, in cadrul Departamentului Radio.
Convenţional, în textul regulamentului, Departamentul Radio va fi denumit „Departamentul“ sau „Dep. Radio“.
Art.2 Departamentul Radio este format din membri BRAT care se afla in una din categoriile de mai jos:
a) radiodifuzori sau,
b) agentie de publicitate sau,
c) regie de publicitate sau ,
d) client de publicitate sau
e) terti interesati
si care indeplinesc cumulativ urmatoarele conditii:
a) se angajează să susţină financiar funcţionarea departamentului;
b) se angajează să participe la monitorizarea investitiilor in publicitatea radio in conditiile stabilite de prezentul regulament, regulamentul tehnic si oricare alta prevedere stabilita de forurile competente
c) îndeplinesc toate condiţiile prevăzute de Statutul BRAT, Regulamentul de Organizare si Functionare BRAT şi de prezentul Regulament.
Art.3 Departamentul Radio este compus din membri activi și membri observatori.
La data semnării cererii de aderare la departament, solicitantul dobândește calitatea de membru observator al Departamentului Radio. La momentul în care membrul observator are în vigoare un contract pentru oricare dintre studiile realizate in cadrul departamentului, membrul observator devine membru activ al Departamentului Radio. În situația în care încetează valabilitatea contractului, membrul Dep Radio activ devine membru observator.
În cadrul Departamentului Radio, membrii activi au drept de vot si dreptul de a de a fi aleși in organele de conducere ale Dep. Radio, iar membrii observatori nu au drept de vot si nu au dreptul de a de a fi aleși in organele de conducere ale Dep. Radio, in conformitate cu prevederile prezentului regulament.
Art.4 Monitorizarea Investitiilor in Publicitatea Radio (MIPR) este denumirea convențională a studiului de masurare a investitilor in publicitatea Radio desfasurat in cadrul Departamentului Radio al BRAT.
Art.5 Activitatea de monitorizare se desfăşoară de către BRAT, prin personal propriu si/sau prin intermediul unei instituţii agreate de BRAT.
Art.6 MIPR va funcţiona în cadrul MIP din BRAT potrivit Statutului asociaţiei, Regulamentului de Organizare si Functionare al BRAT, hotărârilor Adunării Generale a BRAT, hotărârilor Consiliului Director al asociaţiei şi dispoziţiilor prezentului Regulament de Organizare şi Funcţionare.
Art.7 Rezultatele monitorizarii investitiilor in publicitatea radio vor fi puse la dispoziţia membrilor departamentului sau a tertilor potrivit Statutului asociaţiei, Regulamentului de Organizare si Functionare al BRAT, hotărârilor Adunării Generale a BRAT, hotărârilor Consiliului Director al asociaţiei şi dispoziţiilor prezentului Regulament de Organizare şi Funcţionare.
Art.8 Raporturile juridice ale departamentului cu terţii se vor realiza prin intermediul BRAT.
Art.9 Potrivit prezentului Regulament şi în vederea realizării obiectului de activitate, Departamentul va avea organe proprii de conducere reprezentate de:
a) Adunarea Generala a membrilor Dep. Radio;
b) Comisia Tehnică a Dep. Radio.
Art.10 Cheltuielile necesare funcţionării departamentului şi realizarii monitorizarii publicitatii radio vor fi suportate de catre membrii departamentului.
Capitolul 2. Membrii Departamentului
Art.1 Pot fi membri ai Dep. Radio numai acei membri BRAT care detin statii radio, agenţii de publicitate, regii de publicitate, clienţi de publicitate sau terti interesati.
Art.2 Dobândirea calităţii de membru se face în baza unei cereri tip de aderare şi prin asumarea obligaţiilor de respectare a regulamentelor Departamentului Radio.
Art.3 Fiecare membru al Dep. Radio va desemna reprezentantul sau in relatia cu Dep. Radio, persoana fizica, in conditiile prevazute de statutul asociatiei si Regulamentul de Organizare si Functionare al BRAT. Acesta se va numi “Reprezentantul Dep. Radio”.
Datele de contact ale “Reprezentantului Dep. Radio” vor fi transmise catre directorul de proiect o data cu cererea de aderare la asociatie.
Membrii Dep. Radio sunt obligaţi să anunţe directorul de proiect, în scris, în termen de 7 zile de la data producerii oricarei modificari care ar interveni cu privire la, cu titlu exemplificativ, inlocuirea reprezentantul Dep. Radio sau datele de contact ale acestuia.
Toate informarile/solicitarile/comunicarile si alte asemenea actiuni, facute in cadrul Dep. Radio se vor efectua catre “Reprezentantul Dep. Radio” în scris, inclusiv pe fax sau mijloacele electronice in conditii legale vor fi transmise de catre asociatie la datele de contact ale acestuia si vor fi considerate primite in termen de 3 zile de la transmitere.
In lipsa desemnarii de catre membrul departamentuluia unui Reprezentant Dep. Radio sau in cazul in care acesta este indisponibil, locul acestuia in relatia cu Dep. Radio va fi preluat de catre reprezentantul unic al membrului Dep. Radio in relatia cu asociatia BRAT, ‚Reprezentantul BRAT’.
Art.4 In cadrul Departamentului, suma voturilor exercitate de către membrii activi din categoriile radiodifuzori si regii de publicitate prezenţi în adunarea generală legal constituită reprezintă 50% din numărul total de voturi necesare în luarea deciziilor.
In cadrul Departamentului, fiecare radiodifuzor membru activ va avea un numar de voturi egal cu numarul de statii radio inscrise in cadrul MIPR la data exprimarii votului.
O regie de publicitate membru activ va avea un vot in cadrul Departamentului.
In cadrul Departamentului, suma voturilor exercitate de către membrii activi din categoriile agenţii si clienţi de publicitate prezenţi în adunarea generală legal constituită reprezinta 50% din numărul total de voturi necesare în luarea deciziilor. Fiecare agentie / client de publicitate membru activ prezent in adunarea generala legal consitutita va avea cate 1 vot
Capitolul 3. Conducerea Departamentului
Art.1 Conducerea departamentului va fi asigurată de:
a) Adunarea generala a membrilor Departamentului;
b) Comisia Tehnică.
Art.2 Atributiile Adunarii Generale a membrilor departamentului sunt urmatoarele:
1. Stabilirea conditiilor, standardelor, metodologiilor si criteriilor de realizare a monitorizarii radio, in concordata cu conditiile generale stabilite de AG Dep. Radio.
2. aprobarea Regulamentul de Organizare si Functionare al Departamentului şi modificările acestuia, pe care, dupa aprobare, le supune validarii Consiliului Director BRAT,
3. aprobarea componenţei membrilor Comisiei Tehnice;
4. aprobarea formelor generale de contracte de prestări servicii, ce urmează a fi semnate de către organele de conducere ale BRAT in vederea realizării monitorizarii publicitatii radio,
5. aprobarea formelor generale de contracte intre BRAT si membrii Dep. Radio,
6. validarea licitaţiei şi rezultatul acesteia pentru desemnarea furnizorilor solutiilor de monitorizare radio,
7. aprobarea costurilor legate de realizarea monitorizarii radio,
8. modul de finantare a studiului.
Art.3 Adunarea generală a membrilor este considerata valabil întrunită cu majoritatea simplă a membrilor activi ce au cel putin 1 vot, in conditiile prevazute de Cap II art. 4 al prezentului regulament.
Adunarea generală a membrilor poate lua decizii valabile cu majoritatea simplă a voturilor exprimate în adunarea generală valabil constituită de catre membrii activi. Voturile sunt distribuite conform Cap II art. 4 al prezentului regulament.
Daca la prima convocare Adunarea Generala nu este valabil intrunita, la a doua convocare Adunarea Generala a membrilor este valabil constituita prin prezenta unui numar minim de 30% din membrii activi ai Departamentului.
Art.4 Comisia Tehnică a Departamentului este formata din reprezentanti ai membrilor activi dupa cum urmeaza:
a) 4 reprezentanti ai agenţiilor, regiilor sau clienţi de publicitate, membrii ai Dep. Radio
b) 4 reprezentanti ai companiilor ce detin statii radio, membri Dep. Radio
c) Directorul de proiect / Directorul General BRAT.
Art.5 Atribuţiile Comisiei Tehnice a Dep. Radio sunt următoarele:
1. supraveghează derularea contractului incheiat in vederea prestarii serviciilor de monitorizare
2. propune adunării membrilor departamentului modificări ale Regulamentului de Organizare si Functionare al Dep. Radio
3. propune adunării membrilor departamentului strategii de lucru şi condiţii tehnice generale pentru realizarea monitorizarii radio.
4. decide metodologia, standardele, definitiile şi conditiile pentru realizare monitorizarii radio.
5. propune şi susţine soluţii pentru îmbunătăţirea activităţii departamentului;
6. supune aprobării adunării generale a membrilor departamentului măsurile ce trebuie luate în situaţii care nu au fost prevazute de prezentul Regulament;
7. prezintă Adunării membrilor departamentului şi Consiliului Director al BRAT informari asupra desfasurarii activităţilor in cadrul Dep. Radio, a evolutiilor şi problemelor apărute în activitatea departamentului;
8. aproba si modifica metodología de realizare a MIPR
Art.6 Comisia tehnică lucrează în prezenţa a cel puţin jumătate dintre membrii săi. Comisia tehnică ia decizii cu majoritate simplă.
Directorul de proiect sau Directorul General BRAT are drept de vot în cadrul comisiei.
Art.7 Functia unui membru al Comisiei Tehnice a Dep. Radio poate inceta in urmatoarele situatii:
• prin revocare de catre Adunarea Generala a Dep. Radio
• prin pierderea calitatii de reprezentant al membrului asociatiei,
• prin retragere motivata in scris, adresata Comisiei Tehnice a Dep. Radio / Director General BRAT
• in cazul neparticiparii la 3 sedinte consecutive ale Comisiei Tehnice a Dep. Radio, sau la 5 sedinte pe parcursul unui an calendaristic
• când membrul activ pe care il reprezinta devine membru observator.
Prin incetarea calitatii de membru in Comisia Tehnica a Dep. Radio locul acestuia devine vacant pana la intrunirea valabila a urmatoarei Adunari Generale a Dep. Radio.
Art.8 Atribuţiile directorului de proiect sunt următoarele:
1. convoacă, ori de câte ori este nevoie, Comisia Tehnică;
2. elaborează şi pregăteşte materialele supuse analizei Comisiei Tehnice şi le transmite membrilor Comisiei Tehnice cu cel puţin trei zile lucrătoare înainte de data şedinţei;
3. organizează şi conduce sedintele Comisiei Tehnice;
4. prezintă directorului general al BRAT şi Comisiei Tehnice rapoarte asupra activităţii şi problemelor apărute în derularea contractului de prestări servicii;
5. păstrează legătura directa cu furnizarii de servicii in vederea rezolvarii situatiilor exceptionale.
6. consultă Comisia Tehnică cu privire la stabilirea şi modificarea detaliilor metodologice şi procedurale de realizare a monitorizarii radio.
7. stabileşte şi modifică, cu aprobarea Comisiei Tehnice, detaliile metodologice şi procedurale de realizare a monitorizarii publicitatii radio in conditiile prevazute de regulament.
8. informează membrii Dep. Radio cu privire la obligaţiile si drepturile ce le revin in urma adoptării calitatii de membru Dep. Radio
9. prezintă rapoarte periodice asupra situaţiei departamentului către Directorul General BRAT, Consiliul de Director BRAT şi către adunarea membrilor;
10. pregateste si trimite materialele pentru sedinta Adunarii Generale a Dep. Radio cu minim 3 zile lucratoare înaintea datei sedintei;
11. Pentru interpretarea oricăror articole din prezentul regulament, regulamentul tehnic, ori pentru clarificarea oricărui aspect al întregului proces al monitorizarii, membrii Dep. Radio vor lua legătura cu directorul de proiect / Directorul general BRAT.
Capitolul 4. Drepturile si obligatiile membrilor Dep. Radio
Art.1 Membrii Dep. Radio au dreptul de a inscrie statiile radio proprii in vederea monitorizarii investitiilor in publicitate pentru o perioada de minim 1 an.
Art.2 Proprietarii de statii radio care nu sunt membrii Dep. Radio pot inscrie statiile radio detinute in vederea monitorizarii investitiilor in publicitate pentru o perioada de minim 1 an, prin respectarea urmatoarelor conditii:
• depunerea formularului de inscriere si semnarea contractului de monitorizare
• achitarea contravalorii taxei de monitorizare stabilita prin prezentul regulament
Art.3 Agentiile, regiile, clientii de publicitate si tertii interesati membrii ai Dep. Radio au dreptul de a beneficia de rezultatele monitorizarii cu respectarea urmatoarelor conditii:
• semnarea contractului de monitorizare
• achitarea contributiei la studiu prevazuta de prezentul regulament
Art.4 Tertii interesati care nu sunt membrii Dep. Radio pot beneficia de rezultatele studiului de monitorizare cu respectarea urmatoarelor conditii
• semnarea contractului de monitorizare
• achitarea obligatiilor financiare, prevazute prin prezentul regulament.
Art.5 Membrii Dep. Radio au obligatia sa furnizeze cu buna credinta si in timp util informatiile solicitate de catre BRAT, in vederea realizarii monitorizarii investitiilor in publicitate.
Art.6 La solicitarea BRAT, agentiile de publicitate au obligatia de a comunica orice informatie relevanta in vederea realizarii MIPR, cum ar fi dar nu limitat la: numele clientului, marcii, modelului, tipul campaniei, cobranding, etc.
Exceptie de la aceasta regula o fac campaniile de tip “Teasing”, pentru care agentiile au obligatia de a comunica catre BRAT informatiile mentionate anterior in maxim 30 de zile de la finalizarea campaniei.
Art.7 In cazul in care o companie nu respecta prevederile prezentului Capitol, Directorul BRAT va prezenta o analiza a situatiei in cadrul urmatoarei sedinte a Consiliului Director BRAT, care poate decide incetarea contractului de monitorizare cu respectivul membru, in conditiile stabilite contractual cu acesta.
Capitolul 5. Costurile si modelul de finantare a studiului
Art.1 Costul total al studiului este format din următoarele componente:
- Costuri de realizare a studiului.
- Servicii şi costuri de control al calităţii studiului.
- Costuri de publicare a rezultatelor studiului şi costuri de marketing.
- Costuri administrative.
Art.2 Costul total al studiului MIP Radio va fi acoperit în mod diferenţiat de către membrii departamentului.
Agentii de publicitate:
Agenţiile de publicitate şi clienţii de publicitate vor acoperi un procent de 70% din costul anual al studiului.
Contribuţia anuala a fiecarei agentii de publicitate va fi calculata prin împărţirea procentului de 70% din costul anual al studiului la numărul total al agenţiilor de publicitate inscrise in studiu.
Radio difuzorii si regiile de publicitate:
Radio difuzorii si regiile de publicitate vor acoperi un procent de 30% din costul anual al studiului.
Radio difuzorii vor plati o contributie anuala calculata separata pentru fiecare statie radio inscrisa in monitorizare pentru un an de studiu, diferentiata pentru urmatoarele categorii de statii radio:
Statie radio mare: statie radio ce inregistreaza peste 10.001 de difuzari de spoturi publicitare monitorizate in medie pe luna.
Statie radio medie: statie radio ce inregistreaza 3.000 - 10.000 de difuzari de sporturi publicitare monitorizate in medie pe luna.
Statie radio mica: statie radio ce inregistreaza un numar de 2.999 sau mai putine difuzari de sporturi publicitare monitorizate in medie pe luna.
Pentru fiecare statie radio, contributia anuala de va calcula utilizand urmatoarea formula de calcul:
Pentru fiecare statie radio va fi considerat conventional un numar mediu de difuzari in medie pe luna:
Statie radio mare – 11.000 de difuzari
Statie radio medie – 7.000 de difuzari
Statie radio mica – 3.000 de difuzari
Fiecare statie radio va contribui la totalul de 30% din bugetul studiului cu o suma proportionala cu numarul difuzatilor aferente statiei, din totalul difuzarilor tuturor statiilor radio inscrise in studiu.
In cazul regiilor de publicitate, ele vor imparti impreuna cu statiile radio procentul de 30% din totalul bugetului, conventional considerandu-se ca o regie de publicitate este similara unei statii radio cu 3.500 de difuzari in medie pe luna.
Art.3 Radiodifuzorii care inscriu statii radio pentru a fi monitorizare in MIPR dupa inceputul anului de studiu (1 iulie 2011), vor achita contributia la studiu proportional cu numarul zilelor monitorizate din totalul zilelor unui an de studiu.
Art.4 Agentiile, clientii si regiile de publicitate care adera la Dep. Radio dupa inceputul anului de studiu, vor achita contributia la studiu proportional cu numarul de luni din anul de studiu pentru care au acces la rezultatele monitorizarii.
Art.5 Companiile care vor semna contractele aferente studiului MIPR dupa data de 1 ianuarie 2012 vor achita o taxa de aderare la departament, in valoare de 400 EURO. Valoarea taxei de aderare va fi decisa anual de catre Adunarea Generala a Dep. Radio. Aceste sume se vor colecta intr-un cont special al BRAT, si vor fi la dispozitia membrilor departamentului
Capitolul 6. Dispozitii finale
Art.1 Orice membru al departamentului poate renunţa la calitatea de membru Dep. Radio în condiţiile transmiterii unei cereri in scris de renunţare la respectiva calitate.
Art.2 Încetarea calitatii de membru va opera in termen de 10 zile de la data transmiterii cererii către Dep. Radio, obligaţiile asumate pana la data încetării calitatii de membru Dep. Radio urmând a fi aduse la îndeplinire pana la finalizarea acestora.
Art.3 In cazul in care un membru Dep. Radio isi pierde calitatea de membru, indiferent din ce cauza, Directorul MIPR va transmite Consiliului Director BRAT o informare in acest sens, care va conţine si cauzele ce au dus la acest fapt