1.1 Prezentul Regulament de Control al Cifrelor de Difuzare se aplică tuturor membrilor GDAT .

1.2 Auditul se execută în conformitate cu prevederile prezentului regulament, ale Regulamentului de Organizare si Funcţionare al BRAT, si ale Regulamentului de Organizare si Functionare GDAT.

1.3 Regulile de audit sunt stabilite şi pot fi amendate de Comisia Tehnica GDAT.

1.4  Regulile de audit sau amendamentele la acestea intră în vigoare prin hotărârea Comisia Tehnica GDAT şi imediat după ce decizia a fost comunicată tuturor membrilor. 
Hotărârea Comisiei Tehnice GDAT prevăzută de alineatul de mai sus va fi comunicată tuturor membrilor de către Directorul General, în scris, pe fax, sau mijloace electronice in conditiile legale, în termen de 7 zile de la luarea deciziei.

Aplicarea prevederilor amendamentelor la prezentul regulament se va face numai pentru situaţiile născute ulterior îndeplinirii paragrafelor de mai sus.

1.5  Auditul de tiraje poate fi realizat exclusiv pentru publicatiile care respecta defintiile si criteriile tehnice din cadrul prezentului regulament, Regulamentul de Organizare si Functionare GDAT, Regulamentul de Organizare si Functionare BRAT precum si orice alta dispozitie aplicabila.

În acest regulament, termenii folosiţi vor avea următoarele semnificaţii: 

Audit / Verificarea cifrelor de difuzare – procesul continuu de verificare a cifrelor de difuzare declarate de membrii BRAT, pentru perioade standard de audit şi în baza unor reguli şi criterii de audit cunoscute şi unanim acceptate de toate părţile implicate. 

Tipografie proprie editorului - sunt acele tipografii unde editorul, actionarii acestuia sau  partile afiliate acestora detin controlul

Declaraţie de difuzare – declaraţia semnată a unui membru editor cu privire la cifrele de difuzare ale unei publicaţii proprii, pentru o perioadă standard de audit, făcută în conformitate cu prevederile prezentului regulament.

Încadrarea în perioada de audit – pentru orice tip de publicaţie, ediţiile care vor fi verificate sunt cele care au fost tiparite  în interiorul perioadei de audit, indiferent de numărul de ediţie sau de data calendaristică imprimată pe respectiva ediţie.

Ediţie – totalitatea copiilor unei publicaţii care pot fi evidenţiate prin acelaşi identificator imprimat pe ele, numit număr de apariţie şi care se regăseşte în toate actele necesare verificarii cifrelor de difuzare, inclusiv pentru reeditări şi suplimentări de tiraj, indiferent de locul de tipărire.

Număr de apariţie – identificatorul unic imprimat pe fiecare copie dintr-o ediţie a unei publicaţii şi care se regăseşte în toate actele necesare verificarii cifrelor de difuzare (număr de ordine / data de apariţie).

Perioada de viata a unei publicatii - este egala cu perioada de timp scursa intre doua aparitii consecutive a publicatiei respective.

Perioada de audit – perioada care se ia în calcul pentru verificarea cifrelor de difuzare, pentru care editorul completează declaratia de difuzare, pentru care BRAT va efectua verificările si va publica cifrele de difuzare. Perioada de audit este identica pentru toate publicatiile verificate  şi este stabilită prin prezentul regulament.

Publicatie tiparita – Text tiparit/tiparitura (revista, ziar, catalog, anuar, brosura, etc) cu aparitei periodica sau cotidiana, care are un nume/sigla unic/a pentru toate editiile, care contine un numar de aparitie consecutiv pentru toate aparitiile sale si care respecta cumulativ urmatoarele criterii tehnice:

A. In cazul publicatiilor cotidiene criteriile tehnice care trebuie respectate sunt urmatoarele:

1. Tipuri de hartie utilizate pentru tipar:
a. hartie offset in rola intre 45 g/mp – 60g/mp. 
b. hartie newsprint in rola: 36-52 g/mp. 
2. Masinile de tipar utilizate in mod obisnuit sunt masinile rotative (ex: Wifag / ColorMan / Heidelberg / Goss / Rotoman)
3. Numar minim de pagini: 12 pagini pentru formatul tabloid (mai mici de 280x450) si 8 pagini pentru formatele mai mari.
4. Orarul de tipar si sistemul de difuzare al publicatiei trebuie sa fie constante, unitare si predictibile pentru perioade de timp determinate, adecvate pentru un cotidian si in concordanta cu periodicitatea acestuia.

B. In cazul publicatiilor periodice criteriile tehnice care trebuie respectate sunt urmatoarele:

1. Tipuri de hartie utilizate pentru tipar

a. LWC/MWC – 45-115 g/mp
b. hartie offset,  DCL sau DCM in coala intre 60 – 350  g/mp, duplex, cartoane speciale
c. SC– 36-60 g/mp

2. Masinile de tipar utilizate in mod obisnuit pentru publicatii periodice sunt masinile rotative (ex: Heidelberg / Croman / Rotoman / Lithoman / Komori, etc) sau cele plane. In cazul in care se utilizeaza pentru tipar masini de tiparit plane, editorul trebuie sa prezinte justificari pentru alegerea acestui mod de tipar.

3. Intervale de tipar si sistemul de difuzare trebuie sa fie constante, unitare si predictibile pentru perioade de timp determinate, si in concordanta cu periodicitatea declarata a publicatie

Publicaţie anuală – publicaţie periodica conform definitiei din ROF BRAT si care are o ediţie publicată în fiecare an calendaristic în mod regulat.

Publicaţie bianuală – publicaţie periodica conform definitiei din ROF BRAT si care are două ediţii publicate în fiecare an calendaristic în mod regulat.

Publicaţie bilunară – publicaţie conform definitiei din ROF BRAT si care are două ediţii publicate  în fiecare lună în mod regulat şi are cel puţin un număr de 22 apariţii pe an.

Publicaţie cotidiană – publicaţie cotidiana definitiei din ROF BRAT care este publicată în mod regulat cel puţin patru zile pe săptămână.

Publicaţie lunară – publicaţie periodica conform definitiei din ROF BRAT si care are o ediţie publicată în fiecare lună în mod regulat şi are cel puţin un număr de 10 apariţii pe an.

Publicaţie săptămânală – publicaţie periodica conform definitiei din ROF BRAT si care are cel mult trei ediţii publicate în fiecare săptămână în mod regulat şi are cel puţin un număr de 50 de apariţii pe an.

Publicaţie cu apariţie neregulată – orice publicaţie periodica conform definitiei din ROF BRAT si care prin regimul de publicare nu poate fi încadrată într-una din categoriile cu apariţie regulată.

Supliment gratuit – publicaţie gratuită cu apariţie regulată sau neregulată, difuzată împreună cu o publicaţie de sine stătătoare, ca anexă sau insert al acesteia, cu menţiunea scrisă că este un supliment al unei publicaţii de sine stătătoare. 

Supliment - publicaţie cu apariţie regulată sau neregulată care poartă menţiunea scrisă că este un supliment al unei publicaţii de sine stătătoare şi menţiunea scrisă a preţului de vânzare, difuzată independent de publicaţia de sine stătătoare.

Publicaţie vândută – publicaţie care are preţ de vânzare şi din difuzarea căreia se urmăreşte obţinerea de venituri directe.

Tiraj brut – numărul de copii preluate de editor sau de un intermediar al acestuia de la tipografie, pe bază de documente contabile.

Publicaţie gratuită – publicatia care  are pret de coperta gratuit sau este mentionat pe coperta faptul ca se difuzeaza cu titlu gratuit, sau distribuie cu titlu gratuit minim 90 % din tiraj brut mediu aferent perioadei de audit de audit (in cazul publicatiilor care au pret de coperta)

Editia digitala a unei publicatii – sau editia electronica este replica digitala a unei publicatii tiparite, distribuita in mod electronic, ca entitate independenta si care are in comun cu publicatia tiparita urmatoarele elemente:

a. titlul publicatiei. Exceptie poate fi cazul in care titlul editiei digitale poate include elemente identificatoare specfice modului de distributie electronic.
b. data de aparitie
c. periodicitate
d. au un identificator unic, afisat atat pe editia tiparita cat si pe cea digitala, acelasi pentru o aparitie publicatiei; 
e. continut similar in proportie de cel putin 80% (calculat la suprafata). Nu sunt considerate diferente de continut situatiile in care continutul include imbunatatiri sau modificari specifice mediului de distributie electronic.

In cazul editiilor digitale ale unei publicatii, publicatia tiparita se va numi „publicatia sursa”.

Editie digitala distribuita platit – este editia digitala care are pret publicat.

Editie digitala distribuita cu titlu gratuit - este editia digitala care nu are pret publicat sau este mentionat faptul ca se difuzeaza cu titlu gratuit, sau se distribuie cu titlu gratuit in proportie de minim  90 % din copiile difuzate.

Număr de apariţie – identificatorul unic imprimat pe fiecare copie dintr-o ediţie a unei publicaţii tiparite si/sau a editiei sale digitale şi care se regăseşte în toate actele necesare efectuării verificarii cifrelor de difuzare (număr de ordine / data de apariţie).

Difuzor de publicatii electronice - companie care are ca activitate prinipala comercializarea de publicatii in format electronic print-o platforma sau sistem specializat pentru aceasta activitate

Perioada de viata a unei editii digitale este egala cu perioada de timp scursa intre doua aparitii consecutive ale editiei digitale.

Periodicitatea editiei digitale este definita prin periodicitatea publicatiei sale sursa.

3.1 Generalitati 

3.1.1. Procesul de audit a cifrelor de difuzare ale unui produs media se va desfăşura prin respectarea următoarelor etape:
- înscrierea produsului media pentru a fi auditat prin completarea si transmiterea cererii de audit ;
- transmiterea informatiilor privind tiparul publicatiilor necesare realizarii controlului in teren a tirajului brut, in conformitate cu prevederile prezentului regulament
- completarea declaratiei de difuzare si transmiterea acesteia catre BRAT, alaturi de documentele necesare verificarii cifrelor de difuzare.
- verificarea de către BRAT a declaratiei de difuzare in conformitate cu prevederile prezentului regulament si a ROF GDAT;
- publicarea cifrelor de difuzare pe site-ul BRAT in conformitate cu prevederile prezentului regulament si ale ROF GDAT;

3.2 Perioada de audit

3.2.1 Perioada de audit este perioada care se ia în calcul pentru verificarea cifrelor de difuzare, pentru care editorul completează declaraţia de difuzare si pentru care BRAT va efectua verificările si va publica cifrele de difuzare verificate. 

3.2.2 Pentru toate publicatiile perioada de audit este 3 luni, aferenta fiecarui trimestru calendaristic dina fiecarui an.

3.2.3 Pentru fiecare perioada de audit, editorii membri GDAT vor depune declaratii de difuzare, in termen de 30 de zile de la finalizarea fiecarui trimestru calendaristic, pentru fiecare publicatie inscrisa la audit.

3.2.4 BRAT va verifica declaratiile de difuzare depuse, conform prevederilor regulamentare si va publica cifrele de difuzare la date fixe.

3.3 Termene de audit

Termenele care trebuie respectate in cadrul procesului de verificare a cifrelor de difuzare sunt urmatoarele:

- Depunerea la BRAT a cererii de verificare a cifrelor de difuzare si a informatiilor referitoare la procesul de tipar – 15 ianuarie si ori de cate ori acestea sufera orice modificare, in termen de maxim 3 zile lucratoare de la producerea modificarilor.
- Depunerea declaratiilor de difuzare si a documentelor justificative necesare realizarii verificarii: in 30 de zile de la finalizarea fiecarui trimestru 
- Efectuarea verificarilor: 30 de zile dupa depunerea declaratiilor de difuzare
- Publicarea cifrelor de difuzare: 

o 15 martie (perioada oct-dec)
o 15 iunie (perioada ian – mar)
o 15 septembrie (perioada apr-iun) 
o 15 decembrie (perioada iul -sept)

Termen maxim admis de intarziere pentru predarea declaratiei de difuzare este de 5 de zile de la expirarea termenului.

Acceptarea sau neacceptarea rapoartelor privind finalizarea verificarilor precum şi soluţionarea eventualelor contestaţii: în termen de 5 zile de la data primirii raportului de verificare.

Soluţionarea eventualelor contestaţii se va face în termen de 30 de zile de la data primirii raportului.

3.4 Cererea de audit

3.4.1 Cererea de includere in procesul de verificare se face în scris de către membrii GDAT in atentia directorului Grupului Departamental de Audit Tiraje, pentru unul sau mai multe din produsele media detinute. 

3.4.2 Cererea se transmite anual respectand termenele prevazute de prezentul regulament.

3.4.3 Pentru produsele media care au fost deja verificate, înscrierea se face din oficiu, directorul Grupului Departamental de Audit Tiraje trimiţând editorilor formularele privind declaratiile de difuzare înainte de startul fiecarei perioade standard de verificare a cifrelor de difuzare.

3.5 Declaratia de difuzare

3.5.1 Membrii editori vor completa o declaratie de dfiuzare pentru  fiecare dintre publicatiile proprii si/sau pentru editiile lor digitale pe care doresc să le  inscrie in cadrul procesului de verificare a cifrelor de difuzare.

3.5.2  Declaratia de difuzare conţine următoarele documente standardizate:
- cererea de audit
- fişa de informaţii generale despre publicaţie
- sumarul tirajului brut
- declaraţia distributiei copiilor digitale

3.5.3  Formularistica din declaratia de difuzare este anexată prezentului regulament.

3.5.4 Pentru produsele media care nu au mai fost incluse in procesul de verificare, directorul Grupului Departamental va trimite declaratia de difuzare in maximă 14 zile de la primirea cererii de înscriere 

3.5.5 Pentru fiecare produs media care a fost deja verificat, directorul GDAT trimite din oficiu declaratia de difuzare, cu cel putin 14 zile inainte de inceperea urmatoarei perioade standard de verificare.

3.5.6 Declaratia de difuzare trebuie trimisa catre BRAT  in format electronic, utilizand sistemul de declaratii online disponibil pe site-ul BRAT si prin email la adresa: audit_tiraje@brat.ro

3.5.7  In cazul în care un editor întârzie predarea  declaratiei de difuzare catre BRAT cu mai mult de 5 zile lucratoare de la termenele fixate de prezentul regulament, directorul GDAT poate întrerupe procesul de audit.

3.6 Verificarea cifelor de difuzare in cadrul retelei de publicatii

3.6.1 Editorii pot forma retele de publicatii in conditiile stabilite de Regulamentul de Organizarea si Functionare BRAT. Publicatiile incluse intr-o retea, vor apartine retelei pentru o perioada de audit, de la data includerii. Exceptie fac publicatiile care isi inceteaza aparitia sau nu mai apartin editorului.

3.6.2 Modificarea componentei unei retele de publicatii prin includerea sau excluderea de publicatii se poate efectua doar la inceputul unei perioade de audit.

3.6.3 Editorii trebuie sa verifice cifrele de dfiuzare individual toate publicatiile incluse intr-o retea. Verificarea cifrelor de difuzare se va desfasura independent pentru fiecare publicatie, conform prevederilor prezentului regulament, Regulamentului de Organizare si Functionare BRAT si oricaror alte dispozitii incidente.

3.6.4 O publicatie nu poate face parte simultan  din mai multe retele de publicatii, asa cum sunt definite in prezentul regulament.

3.6.5 In urma verificarii cifrelor de difuzare aferente tuturor publicatiilor incluse in retea, editorul poate solicita publicarea de catre BRAT a cifrelor de difuzare agregate pentru toate publicatiile incluse in retea. 

3.7 Verificarea cifrelor de difuzare aferente editiei digitale a publicatiilor tiparite

3.7.1 Exemplarele distribuite digital vor fi verificate conform prevederilor prezentului regulament, Regulamentului de Organizare si Functionare GDAT, precum si tuturor dispozitiilor incidente.

3.7.2 Pot fi inscrise pentru a fi verificate doar acele editii electronice pentru care publicatia sursa tiparita este inscrisa in cadrul procesului de verificare a cifrelor de difuzare pentru aceeasi perioada.

3.7.3 In cadrul verficarilor copiilor difuzate digital se vor aplica urmatoarele principii de baza:

1. verificarea continutului editiei digitale, pentru a dovedi similaritatea cu publicatia sursa, in conformitate cu prevederile prezentului regulament.

2. fiecare copie a unei editii digitale distribuite trebuie sa existe dovezi pentru:

a. disponibilitatea editiilor digitale pe parcursul perioadei de audit
b. existenta unei solicitari din partea utilizatorului final
c. incasarea a cel putin 30% din pretul editiei digitale, in cazul copiilor platite

3.7.4  Editorul editiei digitale are obligativitatea de a notifica catre utilizatori disponibilitatea fiecarei aparitii a editiei digitale, 

3.7.5. Editorul trebuie sa asigure acces continuu si nelimitat al BRAT, la toate aparitiile editiei electronice a publicatiei disponibile utilizatorilor si publicatiile sursa aferente.

3.7.6. In cazul in care intre continutul editorial si de publicitate al editiei digitale si al publicatiei sursa se inregistraza o diferenta mai mare de 20%, pentru o aparitie a editiei digitale, aparitia respectiva a editiei digitale va fi exclusa din raportarea datelor de difuzare.

3.7.7. Copiile editiilor digitale ce au fost distribuite fara o solicitare expresa din partea utilizatorului vor fi considerate nedistribuite. 

3.7.8. Copiile unei editii digitale distribuite ca abonamente platite sau vandute cu bucata si pentru care editorul nu incaseaza cel putin 30% din pretul abonamentui sau al pretului per editie vor fi considerate ca fiind copii gratis.

3.7.9. In cazul editiilor digitale, acestea trebuie sa fie disponibile utilizatorilor pe toata perioada de viata a unei aparitii, fiind totusi acceptate urmatoarele perioade de indisponibilitate intr-o perioada de viata:

- pentru cotidiene – 2 ore
- pentru bisaptamanale – 24 de ore
- pentru saptamanale – 48 de ore
- pentru bilunare – 72 de ore
- pentru lunare – 120 de ore

In cazul in care pentru o aparitie a editiei digitale  perioadele de indisponibilitate sunt mai mari decat cele de mai sus, aparitia respectiva a editiei digitale va fi exclusa din raportarea datelor de difuzare.

3.7.10. Responsabilitatea colectarii si pastrarii tuturor documentelor si a punerii lor la dispozitie in vederea auditarii, arhivelor sau oricaror altor dovezi care sa ateste cele mentionate anterior sau orice alt fapt mentionat in prezentul regulament si/sau metodologia sa de aplicare, apartine in exclusivitate editorului.

3.8 Întreruperea, reluarea şi anularea unui audit

3.8.1 Întreruperea unui audit poate fi făcută de Directorul GDAT, in urmatoarele circumstante:

- cand editorul nu transmite informatiile necesare realizarii controlului in teren, conform prevederilor prezentului regulament
- cand editorul nu transmite declaratiile de difuzare in termenele agreate prin prezentul regulament
- cand editorul nu transmite toate documentele justificative in termenele agreate prin prezentul regulament si/sau solicitate de BRAT.
- cand editorul nu ofera in termenele agreate prin prezentul regulament documentele sau informatiile suplimentare solicitate in vederea finalizarii verificarilor cifrelor de difuzare.
- când orice alte cauze împiedică efectuarea şi finalizarea verificărilor
- in orice situatie neobisnuita care duce la imposibilitatea realizarii procedurilor de verificare care asigure un grad suficient de rezonabilitate asupra cifrelor de difuzare declarate

3.8.2 Intreruperea procesului de verificare va fi comunicata in scris si transmisa prin mijloace electronice catre editor. 

3.8.3 Procesul de verificare a cifrelor de difuzare poate fi reluat prin decizia comună a reprezentantului editorului si a BRAT, in conditiile rezolvarii a situatiilor care au dus la intreruperea acestuia.  

3.8.4 In cazul reluarii procesdului de verificare, vor fi verificate cifrele de difuzare pentru toate perioadele standard de verificare pentru care procesul a fost intrerupt.

4.1 Datele din declaratiile de difuzare publicate de catre BRAT sunt publice si pot fi utilizate de catre editor conform prevederilor prezentului regulament.

4.2 Editorii pot solicita eliberarea de catre BRAT de certificari scrise privind cifrele de difuzare pentru orice perioada pentru care exista cifre de difuzare verificate de catre BRAT. BRAT va elibera astfel de certificari, utilizand un format standard de publicare a datelor de difuzare verificate. BRAT nu va elibera certificari pentru date de difuzare ce nu au fost inca publicate, ca urmare a finalizarii procedurilor de verificare a cifrelor de difuzare. 

4.3 Citarea integrală sau parţială a cifrelor  de difuzare se poate face numai cu menţionarea perioadei de verificare căreia îi corespund.

5.1 Editorii membri GDAT vor transmite anual pana la data de 15 ianuarie , sau ori de cate ori sunt inregistrate modificari informatii cu privire la: tipografia la care se tipăreşte publicaţia, locul, ziua şi ora (aproximativă) la care tirajul este livrat de către tipografie.

5.2 La solicitarea BRAT, editorul este obligat să asigure accesul personalului BRAT în tipografia în care se tipăreşte publicaţia sau la locul în care este livrat tirajul acesteia. 

5.3 Editorul va pune la dispoziţia BRAT orice documente legate de tirajul tipărit şi va permite acestuia efectuarea controlului fizic al întregului tiraj.

5.4 Reprezentantul BRAT şi reprezentantul editorului vor întocmi un proces verbal care va conţine: data, ora şi locul controlului, numărul de exemplare existente în fapt, documentele contabile care însoţesc transportul (serie şi număr).

5.5 În cazul în care nu există neconcordanţe între documentele prezentate şi situaţia din teren acest lucru va fi consemnat în procesul verbal.

5.6 În cazul în care există neconcordanţe între documentele contabile şi situaţia din teren, acestea vor fi stipulate în procesul verbal iar reprezentantul editorului va transmite către BRAT, în termen de 5 zile lucrătoare, o notă explicativă cu privire la aceste neconcordanţe. Comisia tehnica GDAT va analiza fiecare caz în parte şi va decide sancţiunea, cu excepţia sancţiunii de excludere din BRAT ce va fi decisă de Adunarea Generală.

5.7 Refuzul unui editor de a permite efectuarea controlului în ziua stabilită de BRAT se consideră încercare de impiedicare a desfasurarii procesului de verificare a cifrelor de difuzare. Cazul se va discuta în cadrul Comisiei Tehnice GDAT, care va decide sancţiunea, cu excepţia sancţiunii de excludere din BRAT ce va fi decisă de Adunarea Generală.

5.8 Limitarea sau interzicerea accesului BRAT la documentele legate de tirajul tipărit sau la verificarea situaţiei în fapt se consideră încercare de denaturare a cifrelor de difuzare. Cazul se va discuta în cadrul Comisiei Tehnice GDAT, care va decide sancţiunea, cu excepţia sancţiunii de excludere din BRAT ce va fi decisă de Adunarea Generală

6.1 Generalităţi

6.1.1 BRAT trebuie să aibă acces liber şi complet la toate evidenţele şi înregistrările întocmite de editor sau între acesta şi terţe părţi implicate în distribuirea publicaţiei. Refuzul acestui acces conduce în mod automat la intreruperea procesului de verificare şi nepublicarea cifrelor de difuzare.

6.1.2 Toate evidenţele şi înregistrările trebuie întocmite pe fiecare ediţie a publicaţiei (şi trebuie să se bazeze pe întregul număr al tuturor destinatarilor şi al tuturor adreselor şi punctelor de distribuţie), cu excepţia cazului în care există alte reglementări specifice ale BRAT

6.1.3 Esenţa procesului de verificare constă în compararea datelor furnizate în prealabil în declaratia de difuzare cu datele înscrise în evidenţele editorilor.

6.1.4 BRAT nu începe verificarea cifrelor de difuzare aferente unei publicaţii decât după ce se asigură că editorul i-a pus la dispoziţie toate actele şi informaţiile necesare verificării acestora in conformitate cu prevederile prezentului regulament.

6.1.5 Dacă BRAT descoperă o intenţie a editorului unei publicaţii de denaturare a rezultatelor verificarii cifrelor de difuzare a respectivei publicaţii, BRAT comunică în scris acest lucru catre Comisia Tehnica GDAT, care va analiza aceasta situatie în prima şedinţă a sa, putând propune Adunării Generale excluderea din GDAT a membrului editor respectiv.

6.1.6 Intenţia unui editor de denaturare a rezultatelor procesului de verificare nu se face publică.

6.2 Documente justificative necesare verificarii tirajului brut

a) pentru editorul care îşi tipăreşte copiile la tipografia proprie, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

- Lista facturilor de achizitie de hartie pentru tiparul editiilor din perioada verificata
- Facturi de achiziţie de hârtie in format electronic
- Fisa de cont pentru fiecare furnizor de achizitie hartie din perioada verificata pentru o perioada incepand cu prima luna verificata si pana in prezent.
- Dovada achitarii facturilor de achiziţie de hârtie
- Raportul de tipografie in care sunt precizate pentru fiecare editie tiparita: consumul brut de hartie pentru publicatia tiparita, consumul net de hartie si tirajul brut realizat in perioada verificata;
- Bonurile de consum de hârtie pentru editiile tiparite in perioada verificata
- Declaratie de la tipografie privind gramajul unei editii si pierderile tehnologice
- Colectia fizica de ziare pentru perioada verificata

Fata de aceste documente, BRAT poate solicita si alte informatii, explicatii sau documente suplimentare necesare realizarii procedurilor de verificare. Editorul va transmite catre BRAT pe e-mail doar documentele suplimentare solicitate, daca va fi cazul.

Lista facturilor de achizitie de hartie va cuprinde toate achizitiile de hartie efectuate de tipografia proprie editorului pentru tiparul editiilor din perioada selectata.

Editorul va trimite dovada achitarii facturilor de achizitie de hartie pentru editiile tiparite in perioada verificata. Achitarea contravalorii facturilor de achizitie hartie poate fi dovedita prin extras de cont, documentele de plata bancare si alte documente similare.

Colectia fizica de ziare va fi trimisa lunar prin posta sau curier la sediul BRAT din Calea Griviței nr.6, Etaj 3 Sector 1, București 010731, România. Colectia trebuie sa cuprinda cate un exemplar pentru fiecare editie tiparita in luna respectiva.

BRAT va centraliza toate exemplarele primite si va valida astfel aparitia publicatiei pentru oricare dintre perioadele verificate. 

Daca publicatiile sunt monitorizate in cadrul MIPPS (Monitorizarea Investitiilor in Publicitate pentru Presa Scrisa) nu mai este necesara transmiterea lunara a colectiei fizice a ziarelor.

b) pentru editorul care tipăreşte publicatia la alte tipografii, editorul trebuie sa detina toate documentele de mai jos:

- Lista facturilor de tipar aferente editiilor din perioada verificata
- Facturile de tipar aferente editiilor din perioada verificata in format electronic (pdf)
- Fisa de cont pentru fiecare dintre tipografiile care au tiparit editiile din perioada verificata pentru o perioada incepand cu prima luna a perioadei verificate si pana la data transmiterii declaratiei de difuzare
- Dovada achitarii contravalorii facturilor aferente editiilor din perioada verificata
- Colectia fizica de publicatii pentru perioada verificata

Fata de aceste documente, BRAT poate solicita si alte informatii, explicatii sau documente suplimentare necesare realizarii procedurilor de verificare. Editorul va transmite catre BRAT pe e-mail doar documentele suplimentare solicitate, daca va fi cazul. 

Lista facturilor de tipar aferente editiilor din perioada verificata cuprinde toate facturile emise de toate tipografiile care au tiparit cel putin o editie in perioada verificata. Lista de facturi va cuprinde urmatoarele elemente: numarul facturii, data facturii, numele publicatiei, numarul editiei, cantitatea tiparita, valoarea.

Facturile de tipar vor fi transmise prin e-mail catre BRAT in format electronic. 

Fisa de cont va fi emisa pentru pentru fiecare dintre tipografiile care a tiparit cel putin o editie din perioada verificata pentru o perioada incepand cu prima luna din perioada verificata si pana la data transmiterii declaratiei.

Editorul va trimite dovada achitarii facturilor de tipografie pentru editiile tiparite in perioada verificata. Achitarea contravalorii facturilor de tipar poate fi dovedita prin extras de cont, sau alte documente similare.

Colectia fizica de ziare va fi trimisa lunar prin posta sau curier la sediul BRAT din Calea Griviței nr.6, Etaj 3 Sector 1, București 010731, România. 

Colectia trebuie sa cuprinda cate un exemplar pentru fiecare editie tiparita in luna respectiva. BRAT va centraliza toate exemplarele primite si va valida astfel aparitia publicatiei pentru oricare dintre perioadele verificate. 

Daca publicatiile sunt monitorizate in cadrul MIPPS (Monitorizarea Investitiilor in Publicitate pentru Presa Scrisa) nu mai este necesara transmiterea lunara a colectiei fizice a ziarelor.

6.3 Documente justificative necesare verificarii distributiei copiilor digitale

6.3.1. Pentru certificarea copiilor digitale distribuite platit

- lista tuturor persoanelor care care au achizitionat editiile digitale, evidentiate individual, pentru fiecare numar de aparitie 
- documente justificative ce atesta facturarea si incasarea a cel putin 30% din pretul editiei digitale
- dovada primirii unei solicitari din partea utilizatorului in vederea achizitionarii editiei digitale

6.3.2. Pentru certificarea copiilor digitale distribuite gratuit

- lista persoanelor carora li s-a distribuit copia, evidentiate individual, pentru fiecare numar de aparitie 
- dovada primirii unei solicitari din partea utilizatorului pentru a accesa editia digitala 

6.3.3. Lista persoanelor care au primit orice tip de copii ale editiei digitale, se va intocmi pentru fiecare aparitie a editiei digitale separat si va contine, pentru fiecare utilizator, minim urmatoarele informatii:

- numele
- cont utilizator
- numar de telefon
- adresa de e-mail

7.1 Obiectul verificarilor

7.1.1 Controlul pe teren va fi realizat in cadrul BRAT ca parte integranta din procesul de verificare a cifrelor de difuzare

7.1.2 BRAT va utiliza toate informatiile obtinute in urma controlului pe teren, in cadrul procesului de verificare a cifrelor de difuzare.

7.1.3. Verificarile pe teren au ca scop:

- Cresterea gradului de siguranta privind verificarea cifrelor de difuzare,
- Reducerea riscului de frauda privind cifrele de difuzare,
- Colectarea de date si informatii relevante imbunatarii procesului de verificare a cifrelor de difuzaresi adaptarii lui la situatia actuala a pietei,
- Imbunatatirea comunicarii intre BRAT si membrii sai.

7.1.4. Verificarile pe teren vor fi efectuate la sediul/punctul de lucru diferitelor categorii de institutii aflate in relatii directe cu membrii BRAT in ceea ce priveste tiparirea 

- Tipografii
- Depozite ale editorilor / Puncte de livrare a copiilor difuzate
- Alte institutii implicate in procesul de tipar

Art. 7.1.5. Controlul pe teren se va efectua in mod continuu, pe tot parcursului anului calendaristic. BRAT va decide numarul de verificari aferente fiecarui editor/publicatie, avand in vedere urmatoarele criterii:

- Minim 4 verificari ale tirajelor tiparite pentru cotidienele nationale per trimestru 
- Minim 2 verificari ale tirajelor tiparite pentru cotidienele locale / regionale per trimestru
- Minim 1 verificare a tirajelor tiparite pentru periodice per trimestru

7.1.6 Editorii au obligativitatea de a anunta BRAT in legatura orice modificare a conditiilor de tiparire a copiilor, cum ar fi dar nu limitat la: data sau ora de tipar/predare catre editor a publicatiilor ce urmeaza a fi controlate, daca editia urmeaza a fi tiparita intr-o singura transa sau mai multe, si datele aferente fiecarei transe: data/ora de tipar/predare, numele tipografiei, etc.

7.1.7 In situatia in care editorul creste tirajul unei editii cu mai mult de 25% fata de media ultimei perioade de un trimestru pentru care exista cifre de difuzare declarate, editorul are obligatia de a anunta BRAT cu privire la tirajul ce urmeaza a fi tiparit, cu minim 2 ore inainte de inceperea tiparului, prin transmiterea comenzilor de tipografie sau oricare alt document justificativ. BRAT poate decide efectuarea controlului editiei respective.

7.1.8 In cazul in care in urma controlului pe teren BRAT identifica pentru o publicatie o situatie cu grad de risc crescut in ceea ce priveste acuratetea rezultatului controlului, BRAT poate creste numarul verificarilor pentru respectiva publicatie si pentru alte publicatii concurente directe cu aceasta. Controlul va fi efectuat pentru minim 50%, dar nu mai mult de 3, dintre publicatiile concurente directe, definite dupa urmatoarele criterii: periodicitate, tip (gratuit, platit), categorie de continut, arie de difuzare.

Printr-o situatie cu grad de risc crescut in ceea ce priveste acuratetea rezultatului controlului, se intelege aparitia a cel putin uneia dintre situatiile de mai jos sau a unei ale situatii similare:

- comanda de tipar transmisa de la editor la tipografie nu este prezentata catre BRAT, nu exista sau este modificata la momentul controlului,
- data si ora de tiparire a tirajului este modificata de editor sau tipografie in mod regulat, 
- editorul omite sa informeaze BRAT cu privire la ora/data de tipar/predare a copiilor, conform prezentului Regulament,
- BRAT nu poate verifica fizic existenta intrgului tiraj tiparit, indiferent de ora realizarii controlului,
- ne-realizarea unei comenzi unice de tipar, in situatia in care tirajul unei editii este tiparit simultan in 2 sau mai multe locatii,
- in cazul tiparirii aceleiasi editii in 2 sau mai multe locatii/tipografii diferite, imposibilitatea identificarii copiilor tiparite in fiecare locatie/tipografie,
- in cazul tiparirii aceleiasi editii in 2 sau mai multe transe, in aceeasi tipografie, imposibilitatea identificarii copiilor intre transe sau inexistenta unei comenzi de tipar complete (pentru ambele transe).

7.1.9 BRAT va afisa saptamanal rezultatele controlului efectuat pe teren, sub aspectul tirajelor verificate efectiv in teren comparate cu documentele de comanda catre tipografie trimise de editor, specificand cazurile in care BRAT nu a reusit sa efectueze controlul conform prevederilor regulamentare, precum si cauzele nerealizarii controlului.

7.1.10. Datele obtinute in urma efectuarii controlului in teren vor fi corelate cu documentele aferente existente in posesia editorului.
7.2  Persoane autorizate pentru intocmirea verificarilor

7.2.1 Verificarile din teren se vor realiza de catre o persoana desemnata in mod special de BRAT in acest sens.

7.2.2 Datele colectate in urma verificarilor din teren vor avea caracter confidential si vor fi tratate ca atare de catre BRAT

7.3  Modul de efectuare a verificarilor

7.3.1 Verificarile din teren se vor realiza de catre o persoana desemnata in mod special de BRAT in acest sens.

7.3.2 Controlul pe teren se va realiza in prezenta reprezentantilor insitutiilor enumerate la art.7.1.4, responsabili in relatia cu editorul, precum si in prezenta reprezentantului editurii, daca este posibil.

7.3.3. Editorii membri BRAT trebuie sa asigure in mod direct sau prin intermediul tertilor identificati la art. 7.1.4, accesul total, nelimitat si nerestrictionat al personalului desemnat de BRAT pentru a face verificari pe teren la toate informatiile si documentele solicitate de acestia. In cazul in care documentele nu pot fi puse la dispozitie in momentul efectuarii controlului in teren, editorul are obligatia de a pune la dispozitia BRAT aceste documente, in maxim 24 de ore de la realizarea controlului in teren.

7.3.4. Editorii membri BRAT trebuie sa asigure in mod direct sau prin intermediul tertilor identificati la art. 7.1.4, accesul total, nelimitat si nerestrictionat al personalului desemnat de BRAT in incinta/sediul/punctul de lucru propriu sau a tertilor identificati la art. 7.1.4.

7.3.5. In cazul in editorul nu va respecta prevederile articolelor 7.3.3 si 7.3.4 personalul desemnat BRAT va realiza, la momentul constatarii, un raport asupra verificarilor realizate si il va prezenta CT GDAT la urmatoarea sedinta.

7.3.6 In cazul in care in urma controlului pe teren BRAT identifica pentru o publicatie o situatie/mai multe situatii diferite, cu mai multe ocazii diferite ale efectuarii controlului, situatii ale caror rezultate pot duce la denaturarea rezultatului controlului sau care pot duce la inadvertente intre existenta fizica a copiilor tiparite si rezultatul controlului, BRAT va aplica urmatoarea procedura:

- la prima abatere, editorul va primi un avertisment scris din partea Directorului General/Directorului GDAT
- in situatia in care si dupa primirea avertismentului, la un control urmator BRAT identifica o situatie similara, cu un grad de risc crescut in denaturarea rezultatului controlului, rezultatul controlului va fi pus in discutia Comisiei Tehnice a GDAT, conform prezentului regulament. Comisia Tehnica a GDAT va formula o recomandare catre Consiliul Director BRAT, facand aprecieri cu privire la rezultatul controlului si aplicarea prevederilor regulamentare in cauza. 

Consiliul Director BRAT, avand in vedere avizul consultativ al Comisiei Tehnice, poate decide, nepublicarea cifrelor de dfiuzare pentru periaoda ce contine data efectuarii controlului pe teren si/sau sa faca public rezultatul controlului, pe site-ul asociatiei, pentru publicatia in cauza.

In aceasta situatie, editorul publicatiei nu va fi penalizat datorita nerealizarii verificarii cifrelor de difuzare conform prevederilor prezentului regulament. In aceasta situatie, editorul va avea in continuare dreptul depunerii declaratiilor de difuzare..

7.4  Efectuarea controlului in tipografii

7.4.1. BRAT va solicita membrilor sai, informatii cu privire la tipografiile, zilele si orele (aproximative) in care are loc tiparirea intregului tiraj al tuturor publicatiilor editate inscrise pe lista de verificare a cifrelor de difuzare. 

7.4.2. Editorii sunt obligati sa raspunda solicitarii BRAT in termen de 3 zile de la primirea acesteia. 

7.4.3. In cazul in care editorul refuza furnizarea acestor informatii, situatia va fi considerata drept limitare a accesului BRAT la informatii relevante procesului de verificare a cifrelor de difuzaresi implicit incalcare a prevederilor art. 7.3.3 si 7.3.4 si va fi tratat conform prevederilor regulamentare.

7.4.4 In situatia in care intre doua depuneri succesive ale declaratiei de difuzare intervin modificari ale oricarei informatii privitoare la procesul de tipar, a oricareia dintre publicatiile editate, editorul are obligatia sa anunte BRAT, in scris, in termen de 5 zile de la producerea modificarii, asupra modificarilor aparute.

7.4.5 In cazul in care editorul refuza furnizarea acestor informatii, situatia va fi considerata drept limitare a accesului BRAT la informatii relevante procesului de verificare a cifrelor de difuzaresi implicit incalcare a prevederilor art. 7.3.3 si 7.3.4 si va fi tratat conform prevederilor regulamentare.

7.4.6. Pe baza informatiilor primite de la editor, BRAT va efectua controlul tirajului brut, in tipografie, fara a anunta in prealabil editorul asupra datei/orei de efecutare a controlului. 

7.4.5. BRAT va verifica fizic existenta numarul de copii tiparite ale publicatiei verificate si concordanta acestuia cu documentele aferente. BRAT va verifica de asemenea, acolo unde acest lucru este posibil, predarea exemplarelor tiparite catre reprezentatul editorului / reprezentantul difuzorului acestuia, dupa caz.

7.4.7. Editorul va face toate diligentele necesare pentru a asigura accesul total si nelimitat al personalului desemnat de BRAT la urmatoarele documente:

- comenzi de la editor catre tipografie care mentioneaza numarul de aparitie si cantitatea ce trebuie tiparita si
- documente din care sa reiasa date tehnice legate de editia ce urmeaza a fi tiparita (numarul de pagini, color / alb negru, etc) si
- documente din care sa reiasa cantitatea totala de hartie consumata pentru tiparirea copiilor comandate si
- contracte de tipografie, facturi de la tipografie catre editor si platile catre tipografie, avize de insotire a marfii / procesele verbale de predare primire intre editor si tipografie si
- orice alt document care poate contine informatii relevante legate de procesul de tiparire a publicatilor si de predare catre editor / reprezentantul difuzorului (dupa caz).

7.4.8. In cazul in care editorul refuza furnizarea acestor informatii, situatia va fi considerata drept limitare a accesului BRAT la informatii relevante procesului de verificare a cifrelor de difuzaresi implicit incalcare a prevederilor art. 7.3.3 si 7.3.4 si va fi tratat conform prevederilor regulamentare.

7.5  Efectuarea controlului la difuzorii de presa / puncte de difuzare a presei

7.5.1 BRAT va solicita membrilor sai, informatii cu privire la difuzorii sau punctele de difuzare, zilele si orele (aproximative) in care are loc tranferul copiilor catre difuzor sau punctele de difuzare a tuturor publicatiilor editate. 

7.5.2 Editorii sunt obligati sa raspunda solicitarii BRAT in termen de 3 zile de la primirea acesteia. 

7.5.3. In cazul in care editorul refuza furnizarea acestor informatii, situatia va fi considerata drept limitare a accesului BRAT la informatii relevante procesului de verificare a cifrelor de difuzaresi implicit incalcare a prevederilor art. 7.3.3 si 7.3.4 si va fi tratat conform prevederilor regulamentare.

7.5.4 In situatia in care intre doua depuneri succesive ale declaratiei de difuzare intervin modificari ale oricarei informatii privitoare la procesul de tipar, a oricareia dintre publicatiile editate, editorul are obligatia sa anunte BRAT, in scris, in termen de 5 zile de la producerea modificarii, asupra modificarilor aparute.

7.5.5 In cazul in care editorul refuza furnizarea acestor informatii, situatia va fi considerata drept limitare a accesului BRAT la informatii relevante procesului de verificare a cifrelor de difuzare si implicit incalcare a prevederilor art. 7.3.3 si 7.3.4 si va fi tratat conform prevederilor regulamentare.

7.5.6. Pe baza informatiilor primite de la editor, BRAT va efectua controlul tirajului difuzat fara a anunta in prealabil editorul asupra datei/orei de efecutare a controlului. 

7.5.7. BRAT va verifica fizic numarul de copii predate catre difuzor sau catre punctul de difuzare pentru fiecare publicatie in parte si de asemenea va verifica cantitatile predate daca sunt conforme cu documentele de distributie aferente (dupa caz).

7.5.8. Editorul va face toate diligentele necesare pentru a asigura accesul total si nelimitat al personalului desemnat de BRAT la urmatoarele documente:
- comenzi de la difuzor catre editor privind cantitate de copii ce urmeaza a fi distribuita (daca este cazul) si
- documente de distributie ce contin cantitatile ce urmeaza a fi predate catre fiecare distribuitor in parte si
- documente de predare primire intre editor si difuzor care sa mentioneze numarul de copii predate / preluate in vederea distribuirii si
- contracte de difuzare, facturi de la editor catre difuzor si platile aferente si 
- orice alt document care poate contine informatii relevante legate de procesul de difuzare a publicatilor

7.5.9.. In cazul in care editorul refuza furnizarea acestor informatii, situatia va fi considerata drept limitare a accesului BRAT la informatii relevante procesului de verificare a cifrelor de difuzaresi implicit incalcare a prevederilor 7.3.3 si 7.3.4 si va fi tratat conform prevederilor regulamentare.

7.6 Documente intocmite in urma verificarilor pe teren

7.6.1 In urma verificarilor din teren, se va intocmi un proces verbal de constatare, ce va contine toate datele constatate, si care va fi semnat de catre reprezentantul BRAT si reprezentantul editorului sau reprezentatul tipografiei / difuzorului in relatia cu editorul. 

7.6.2 In cazul in care reprezentantul editorului sau reprezentantul tipografiei / difuzorului in relatia cu editorul refuza semnarea procesului verbal de constatare, situatia va fi considerata drept limitare a accesului BRAT la informatii relevante procesului de verificare a cifrelor de difuzaresi implicit incalcare a prevederilor art. 7.3.3 si 7.3.4 si va fi tratat conform prevederilor regulamentare.

8.1 BRAT poate solicita editorului informatii, documente si exemplare ale oricarei dintre publicatiile editate, in vederea evaluarii respectarii de catre aceste publicatii a definitiei publicatiei tiparite stabilita prin Regulamentul de Organizare si Functionare BRAT.

8.2 Editorii trebuie sa puna la dispozitie informatiile, documentele sau exemplarele publicatiei solicitate in termen de maxim 10 zile de la data solicitarii. In cazul in care editorul refuza furnizarea acestor documente, informatii sau exemplare ale publicatiei, in termenul mentionat anterior, in functie de situatia in care se gaseste editorul, se vor aplica urmatoarele: 

- editorul nu mai are alte publicatii tiparite care respecta definitia din cadrul ROF BRAT, in aceasta situatie editorul va fi exclus din cadrul Grupului Departamental de Audit al Tirajelor.
- editorul mai are alte publicatii tiparite care respecta definitia din cadrul ROF BRAT, in aceasta situatie publicatia va fi exclusa din inregistrarile BRAT (din lista publicatiilor de pe siteul asociatiei, din lista publicatiilor supuse procesului de verificare a cifrelor de difuzare, etc)  pana la primirea raspunsului solicitat de la editor.

8.3 In cazul in care, in urma evaluarii documentelor, informatiilor si editiilor publicatiei puse la dispozitie de catre editor se constatata nerespectarea criteriilor tehnice parte a definitiei publicatiei tiparite stabilita prin ROF BRAT, BRAT va notifica in scris editorul asupra neconformitatilor descoperite si ii va propune modalitatea prin care acestea pot fi remediate, in vederea respectarii standardelor tehnice regulamentare. In acelasi timp, BRAT va face public pe site-ul asociatiei faptul ca publicatia nu respecta definitia publicatiei tiparite conform ROF BRAT si se gaseste in perioada de intrare in conformitate.

8.4 Editorul trebuie sa faca dovada respectarii criteriilor tehnice in maxim 90 de zile de la data transmiterii notificarii. In cazul in care editorul nu respecta termenul de 90 de zile pentru a dovedi respectarea criteriilor tehnice pentru publicatiile tiparite, in functie de situatia in care se gaseste editorul, se vor aplica urmatoarele: 

- editorul nu mai are alte publicatii tiparite care respecta definitia din cadrul ROF BRAT, in aceasta situatie editorul va fi exclus din cadrul Grupul Departamental de Audit al Tirajelor.
- editorul mai are alte publicatii tiparite care respecta definitia din cadrul ROF BRAT, in aceasta situatie publicatia va fi exclusa din inregistrarile BRAT (din lista publicatiilor de pe site-ul asociatiei, din lista publicatiilor supuse procesului de verificare a cifrelor de difuzare, etc), pana la respectarea de catre editori a definitiei publicatiei tiparite din cadrul ROF BRAT.

8.5 Editorii exclusi din GDAT in baza articolelor 8.3 si 8.4 din aceasta procedura, pot readera la grupul departamental imediat ce vor face dovada ca publicatiile editate respecta criteriile tehnice regulamentare stabilite prin ROF BRAT.

9.1 În cazul în care un produs media deja intrat în procesul de de verificare a cifrelor de difuzare îşi schimbă proprietarul, noul proprietar este obligat să continue verificarea cifrelor de difuzare ale acestuia.

9.2 În cazul în care noul proprietar este membru BRAT şi nu doreşte să continue procesul de verificare a cifrelor de difuzare pentru produsul media achiziţionat, il poate retrage din cadrul procesului pentru o perioada de 6 luni. 

9.3 În cazul în care noul proprietar nu este membru  BRAT si GDAT, acesta trebuie să solicite înscrierea ca membru BRAT si GDAT astfel încât să asigure continuarea procesului de verificare a cifrelor de difuzare ale produsului media achiziţionat.

9.4 În cazul în care noul proprietar nu este şi nu devine membru BRAT astfel încât să asigure continuarea procesului  regulat de verificare a cifrelor de difuzare a produsului media achiziţionat, procesul de verificare a cifrelor de difuzare va fi intrerupt. Procesul poate fi reluat imediat ce noul proprietar devine membru BRAT si GDAT respecta prevederile prezentului regulament si ROF GDAT.

9.5 Foştii proprietari ai produsului media au obligaţia să îi informeze pe noii proprietari în legătură cu conţinutul prezentului capitolul din regulament.

I. Introducere

Prevederile prezentei proceduri completeaza prevederile capitolului 7 al Regulamentului de Control al Cifrelor de Difuzare (RCCD) referitor la efectuarea de catre BRAT a verificarilor tirajelor tiparite si difuzate ale publicatiilor membrilor BRAT si se constituie in anexa nr. 2 la Regulamentul de Control al Cifrelor de Difuzare.

Prevederile acestei proceduri stabilesc modul in care se va organiza si desfasura controlul pe teren in cadrul Grupului Departamental de Audit al Tirajelor din cadrul BRAT.

II. Descrierea procesului de realizarea a controlului

Art.1 Procesul de realizare a controlului pe teren a tirajelor publicatiilor membrilor BRAT are urmatorii pasi:

1. Colectarea informatiilor legate de procesul de tipar al publicatiilor
2. Planificarea controalelor pe teren
3. Desfasurarea controlului pe teren
4. Utilizarea informatiilor in cadrul procesului de verificare a cifrelor de difuzare

1. Colectarea informatiilor legate de procesul de tipar al publicatiilor

Art.2 Transmiterea informatiilor legate de procesul de tipar al publicatiilor va fi efectuata de catre editor pentru fiecare publicatie inscrisa pe lista deverificare a cifrelor de difuzare, la inceputul fiecarei perioade standard de verificare, conform prevederilor prezentului regulament. 

Art.3 In cazul in care informatiile nu sunt furnizate complet, BRAT va solicita in scris fiecarui editor sa furnizeze informatiile complete legate de procesul de tipar al publicatiilor, in termen de 5 zile de la expirarea termenului de transmitere.

Art.4 In cazul in care editorii nu vor furniza informatiile solicitate in termenul mentionat, BRAT va aplica prevederile regulamentare prevazute in acest sens de art 7.3.6 al RCCD.

2. Planificarea controalelor pe teren

Art.5 Planificarea controalelor pe teren va fi efectuata de catre Directorul GDAT, pe baza informatiilor colectate de la editori, cu cel putin 10 zile inaintea inceperii fiecarei perioade de verificare a cifrelor de difuzare.

Art.6 Planificarea controalelor va fi facuta respectand urmatoarele criterii:

1. Asigurarea unui numar echilibrat de controale pentru toti editorii GDAT, pe parcursul unui an calendaristic,
2. Fiecare publicatie sa beneficieze de un numar echilibrat de controale in teren raportat la periodicitatea titlului, pentru o perioada standard de verificare, respectand numarul minim de controale prevazute de prezentul regulament.
3. Asigurarea unui numar echilibrat de controale pe teren raportat la periodicitatea titlului, pentru fiecare categorie de publicatii, in functie de tip, arie de difuzare, periodicitate,
4. Asigurarea unui numar echilibrat de controale pe teren raportat la marimea titlului, calculat ca procent din totalul tirajului difuzat pentru publicatiile verificate,
5. Asigurarea unui numar echilibrat de controale pentru fiecare luna calendaristica, sau saptamana acolo unde este posibil,
6. Pentru publicatiile ce tiparesc tirajul in mai multe locatii/tipografii, un numar de controale echilibrat se va realiza pentru fiecare locatie,
7. Eficientizarea controlului pe teren si costurilor aferente realizarii acestuia
8. Utilizarea cat mai eficienta a timpului alocat controlului pe teren pentru fiecare locatie.

Art.7 In cazul in care controlul pe teren nu a putut fi efectuat conform planificarii initiale, indiferent de cauza, Directorul Grupului Departamental va replanifica controlul pentru publicatia respectiva tinand cont de urmatoarele criterii:

1. Disponibilitatea personalului,
2. Eficientizarea activitatii de control curente,
3. Intr-o perioada de timp cat mai scurta.

Art.8 In conditiile prevazute de articolul 7.1.4 din Regulamentul de Control al Cifrelor de Difuzare, BRAT poate decide extinderea controlului asupra unei publicatii sau categorii de publicatii, controalele suplimentare rezultate fiind parte integranta a planificarii.

Art.9 In cazul in care BRAT decide extinderea controlului asupra unei categorii de publicatii, aceasta se va efectua astfel:

1. Pentru cotidiene: 1 -5 editii
2. Pentru periodice: 1 – 2  editii

Art.10 Directorul General BRAT valideaza planificarea efectuata de Directorul GDAT, urmarind si verificand respectarea criteriilor prevazute de prezenta anexa pentru realizarea planificarii.

Art.11 Documentul ce contine planificarea controlului pe teren este document confidential, continutul lui va fi cunoscut de catre angajatii BRAT sauastfel:

- Directorul GDAT si Directorul General BRAT vor avea acces continuu si nemijlocit la continutul lui.
- Directorul GDAT va comunica saptamanal personalului angajat BRAT, desemnat special de BRAT pentru efectuarea controului, publicatiile pentru care se va realiza controlul in saptamana respectiva, sau dupa caz publicatiile pentru care se va realiza controlul pe teren in urmatoarele 2-3 saptamani.

3. Desfasurarea controlului pe teren

Art.12 Directorul GDAT va comunica saptamanal catre persoana desemnata pentru efectuarea controlului, publicatiile pentru care va fi efectuat controlul in saptamana respectiva, sau in urmatoarele 2 – 3 saptamani, dupa caz.

Art.13 Persoana desemnata de BRAT se va deplasa in locatiile unde se efectueaza controlul fara a notifica in prealabil nicio persoana de contact, nici din partea editorului sau nici a locatiei/tertului unde urmeaza a fi efectuat controlul pe teren.

Art.14 Controlul pe teren se va efectua prin respectarea urmatoarelor etape/realizarea urmatoarelor activitati:

1. Personalul BRAT intra in legatura cu persoana de contact din partea editorului sau tertului din locatia respectiva, desemnata de editor, conform informatiilor transmise catre BRAT. In cazul in care aceasta persoana nu poate fi contactata, se va lua legatura cu personalul responsabil de activitatea de tipar sau difuzare, din partea tertului/locatiei unde are loc controlul pe teren.
2. Personalul BRAT se legitimeaza catre persoana de contact si ii precizeaza acesteia scopul si obiectivele controlului.
3. Personalul BRAT solicita informatiile relevante pentru atingerea obiectivelor controlului (de exemplu: masina unde se tipareste publicatia, locul unde se depoziteaza publicatia, etc…)
4. Personalul BRAT efectueaza controlul fizic al copiilor publicatiei verificate, prin aplicarea de metode specifice, dupa caz, pentru identificarea numarul de copii tiparite/difuzate/etc,.
5. Personalul BRAT solicita informatii tehnice sau de natura administrativa care pot avea influenta asupra rezultatului controlului
6. Personalul BRAT completeaza procesele verbale de constatare aferente si semneaza impreuna cu persoana de contact respectivele procese verbale
7. Personalul BRAT solicita copii dupa documentele legate de procesul de tipar/difuzare (comanda, avize, liste de distributie, facturi, etc…)

Art.15 Dupa finalizarea controlului pe teren BRAT va trimite catre editor o copie dupa procesul verbal de constatare, in maxim 5 zile de la data finalizarii controlului.

Art.16 Rezolvarea situatiilor exceptionale legate de desfasurarea controlului:

a. Informatiile referitoare la tiparul si difuzarea publicatiilor, primite de la editori, nu sunt actuale (de ex: publicatiile nu se tiparesc la adresa tipografia mentionata, persoana de contact nu exista, publicatiile se tiparesc in alte zile decat cele mentionate de editor)

La data efectuarii controlului in teren, BRAT va intocmi un proces verbal de constatare in care va mentiona situatia gasita pe teren. BRAT va informa editorul in maxim 2 zile lucratoare de la efectuarea controlului asupra situatiei intalnite pe teren, si va solicita informatii si lamuriri suplimentare. In cazul in care BRAT nu va primi informatiile solicitate in termenul prevazut de regulament, va aplica prevederile regulamentare prevazute de art. 7.4.3 din Regulamentul de control al cifrelor de difuzare.

b. Restrictionarea accesului BRAT in locatia identificata pentru realizarea controlului pe teren si imposibilitatea realizarii controlului in consecinta

La data efectuarii controlului in teren, BRAT va intocmi un proces verbal de constatare in care va mentiona situatia gasita pe teren. BRAT va informa editorul in maxim 2 zile lucratoare de la efectuarea controlului asupra situatiei intalnite pe teren, si va solicita informatii si lamuriri suplimentare precum si facilitarea accesului in locatia respectiva. In cazul in care BRAT nu va primi informatiile solicitate in termenul prevazut de regulament, va aplica prevederile regulamentare prevazute de art. 7.4.3 din Regulamentul de Control al Cifrelor de Difuzare.

c. BRAT nu obtine copii ale documentelor relevante procesului de tipar.

BRAT va mentiona faptul ca nu a vazut/primit copiile documentelor solicitate si motivele pentru care s-a intamplat acestea siva solicita editorului copii documentele necesare in maxim 2 zile lucratoare de la data efectuarii controlului, pe care le va anexa procesului verbal de constatare. 

In cazul in care BRAT nu va obtine documentele solicitate in termen de 3 zile de la data trimiterii solicitarii va aplica prevederile regulamentare prevazute de art. 7.4.3 din Regulamentul de Control al Cifrelor de Difuzare.

d. BRAT observa diferente intre documentele aferente procesului de tipar prezentate si cantitatile observate fizic in teren.

BRAT va solicita reprezentatilor tipografiei / editurii lamuriri suplimentare legate de situatia aparuta, pana la lamurirea ei. In cazul in care reprezentantul BRAT si reprezentantii tipografiei/editorului nu ajung la un punct comun, se va inctomi procesul verbal de constatare pe care atat reprezentantul BRAT cat si reprezentatii editorului/tipografiei vor mentiona observatiile de rigoare. 

BRAT va informa editorul in maxim 2 zile lucratoare de la efectuarea controlului asupra situatiei intalnite pe teren, si va solicita informatii si lamuriri suplimentare. In cazul in care BRAT nu va primi informatiile solicitate in termenul prevazut de regulament, va aplica prevederile regulamentare prevazute de art. 7.4.3 din Regulamentul de Control al Cifrelor de Difuzare

e. BRAT observa in teren situatii deosebite care pot avea influente asupra procesului de tipar sau difuzare ale publicatiei.

BRAT va solicita reprezentatilor tipografiei / editurii lamuriri suplimentare legate de situatia aparuta, pana la lamurirea ei. BRAT va inctomi procesul verbal de constatare pe care atat reprezentantul BRAT cat si reprezentatii editorului/tipografiei vor mentiona observatiile de rigoare. 

BRAT va informa editorul in maxim 2 zile lucratoare de la efectuarea controlului asupra situatiei intalnite pe teren

f. BRAT observa in teren situatii deosebite care pot influenta rezultatul controlului pe tren

BRAT va solicita reprezentatilor tipografiei / editurii lamuriri suplimentare legate de situatia aparuta, pana la lamurirea ei. In cazul in care reprezentantul BRAT si reprezentantii tipografiei/editorului nu ajung la un punct comun, se va intocmi procesul verbal de constatare pe care atat reprezentantul BRAT cat si reprezentatii editorului/tipografiei vor mentiona observatiile de rigoare. 

BRAT va informa editorul in maxim 2 zile lucratoare de la efectuarea controlului asupra situatiei intalnite pe teren, si va solicita informatii si lamuriri suplimentare. In cazul in care BRAT nu va primi informatiile solicitate in termenul prevazut de regulament, va aplica prevederile regulamentare prevazute de art. 7.4.3 din Regulamentul de Control al Cifrelor de Difuzare.

4. Utilizarea informatiilor colectate in cadrul procesului de verificare a cifrelor de difuzare 

Art.17 Toate informatiile colectate in urma controlului in teren vor fi utilizate exclusiv in cadrul procesului de verificare a cifrelor de difuzare si nu vor fi puse la dispozitia tertilor

Prevederile prezentei metodologii prevad procedurile de verificare incluse in procesul de verificare a cifrelor de difuzare realizat de BRAT. Prezenta metodologie completeaza prevederile Regulamentului de control al cifrelor de difuzare (RCCD) si se constituie in anexa nr. 3 la Regulamentul de control al cifrelor de difuzare

Cifrele de difuzare care sunt supuse verificarilor sunt urmatoarele:

- Tirajul tiparit 
- Copiile digitale distribuite

Prezenta metodologie de verificare a tirajului tiparit pentru publicatiile tiparite cuprinde urmatoarele elemente:

I. Etapele procesului de verificare a cifrelor de difuzare
II. Documentele utilizate in cadrul procedurilor de realizare si procedurilor de verificare a acestora
III. Termene de realizare a procesului de audit

I. Etapele procesului de verificare a cifrelor de difuzare

Verificarea cererii de inscriere in cadrul procesului de verificare si a informatiilor privind procesul de tipar al publicatiilor

Dupa primirea cererii de inscriere in cadrul procesului de verificare si a informatiilor privind procesul de tipar al publicatiilor, BRAT va verifica completitudinea si corectitudinea informatiilor transmise. In conditile care va constata ca exista informatii sau documente lipsa, acestea vor fi solicitate de catre BRAT editorului. 

Editorul are obligatia transmitere informatiilor si / sau a documentelor solicitate in termen de 5 zile lucratoare de la solicitare. In conditiile in care editorul nu transmite informatiile sau documentele lipsa in termenele solicitate, BRAT poate decide intreruperea procesului de verificare, in conditiile prevazute de Regulamentul de control al cifrelor de difuzare.

Verificarea editiilor fizice transmise catre BRAT

Editorii au obligativitatea transmiterii catre BRAT a editiilor fizice din perioada auditata in conformitate cu prevederile Regulamentului de control al cifrlor de difuzare. BRAT va centraliza toate edtiile fizice primite pentru fiecare publicatie in parte si va utiliza informatiile in cadrul procesului de verificare a cifrelor de difuzare.

Verificarea declaratiilor de difuzare si a documentelelor justificative (suport)

Dupa primirea declaratiei de difuzare BRAT va verifica corectitudinea informatiilor completate in cadrul declaratiei precum si completitudinea documentelor suport transmise. In conditile care va constata ca exista informatii sau documente lipsa, acestea vor fi solicitate de catre BRAT editorului. 

Editorul are obligatia transmitere informatiilor si / sau a documentelor solicitate in termen de 5 zile lucratoare de la solicitare.

In conditiile in care editorul nu transmite informatiile sau documentele lipsa in termenele solicitate, BRAT nu va realiza verificarile cifrelor de difuzare si nu va publica cifrele de difuzare, conform prevederilor ROF GDAT si/sau Regulamentul de control al cifrelor de difuzare.

II. Documentele justificative necesare in cadrul auditului sunt cele prevazute in cadrul capitolului 6 ale RCCD. In functie de fiecare tip de cifre de difuzare vor fi realizate urmatoarele tipuri de verificari:

1. Tiraj brut, in cazul in care tipografia este proprie editorului:

a) Reconcilierea cantitatii tiparite reiesite in urma analizei cantitatii de hartie consumate, a gramajului unei editii si a pierderilor tehnologice cu cantitatile tiparite declarate de editor. Diferentele maxime acceptate intre cele doua tipuri de cantitati este de +/-10 % pentru fiecare editie verificata. Aceasta reconciliere va fi realizata la nivelul fiecarei editii, sau daca acest lucru nu este posibil, lunar, pentru fiecare luna din perioada verificata.
b) Verificarea faptului ca achizitia de hartie depaseste, cantitativ, consumul necesar pentru fiecare editie tiparita, pentru perioada verificata.
c) Verificarea bonurilor de consum aferente editiilor tiparite in perioada verificata. Pentru verificarea acestora, se vor selecţiona utilizând metode de eşantionare specifice, bonurile aferente pentru minim 30% din editiile din cadrul perioadei verificate.
d) Verificarea facturilor de achizitie hartie. Pentru verificarea acestora, se vor selecţiona utilizând metode de eşantionare specifice, un număr de facturi din totalul facturilor furnizate, pentru a obţine o asigurare rezonabilă. Selectia facturilor de hartie trebuie sa asigurare verificarea a minim 30% din cantitatea de hartie utilizata in perioada verificata.
e) Verificarea achitarii facturilor de hartie. Pentru verificarea platior vor fi selectate aleatoriu documentele suport privind platile efectuate catre furnizorii de hartie pentru minim 30% din valoarea facturilor de achizitie hartie testate pentru fiecare publicatie.
f) Validarea numarului de editii declarat de editor pentru perioada verificata cu cel reiesit din centralizarea editiilor in format fizic primite de catre BRAT.
g) Validarea cantitatilor declarate de catre editor cu rezultatul controlui in teren.

2. Tiraj brut, in cazul in care tipografia nu este proprie editorului:

a. Verificarea facturilor de tipar. Pentru verificarea acestora, se vor selecţiona utilizând metode de eşantionare specifice, un număr de facturi din totalul facturilor furnizate de editor, dupa cum urmeaza:

- minim 30% din cantitatea tirajului brut pe publicatie pentru publicatiile cu o frecventa de aparitie zilnica sau de minim 4 ori pe saptamana si

b. minim 50% din cantitatea tirajului brut pe publicatie pentru publicatiile cu o frecventa de aparitie mai mica de 4 ori pe saptamanaVerificarea achitarii acestora. Pentru aceste se vor selectiona, utilizand metode de esantionare specific, documente suport privind platile efectuate catre furnizorii – tipografii externe, pentru minim 30% din valoarea facturilor de tipar testate pentru fiecare publicatie. 

c. Validarea numarului de editii declarat de editor pentru perioada verificata cu cel reiesit din centralizarea editiilor in format fizic primite de catre BRAT.

3. Copii digitale distribuite platit

a. Verificarea validitatii listei persoanelor care au achizitionat editii digitale (completitudinea informatiilor, absenta conturilor duplicate, etc)
b. Reconcilierea cantitatilor din lista persoanelor care au achizitionat editiile digitale, cu cea declarata de editor pentru fiecare editie din perioada verificata. Diferentele maxime acceptate intre cele doua cantitati este de +/-10 % pentru fiecare editie verificata.
c. Verificarea achitarii copiilor digitale. Pentru aceste se vor selectiona utilizand metode de esantionare specifice documente suport privind platile efectuate catre editor pentru minim 5% din numarul editiilor digitale verificate.

4. Copii digitale distribuite gratuit

a. Verificarea validitatii listei persoanelor care au primit editii digitale (completitudinea informatiilor, absenta conturilor duplicate, etc)
b. Reconcilierea cantitatilor din lista persoanelor care au aprimit editiile digitale, cu cea declarata de editor pentru fiecare editie din perioada verificata. Diferentele maxime acceptate intre cele doua cantitati este de +/-10 % pentru fiecare editie verificata.

Esantioanele mentionate mai sus reprezinta volumul minimul pe care BRAT il va include in verificari, BRAT avand dreptul sa extinda esantioanele ori de cate ori considera necesar pentru obtinerea unui grad de siguranta suplimentar si obligatia sa extinda esantionul in cazul in care diferentele constatate depasesc pragul admisibil de 2% din cantitatea tirajului declarat / editie (in cazul in care nu este specificat alt prag).

In cazul in care diferentele constatate depasesc pragul admisibil, BRAT va extinde volumul esantioanelor astfel:

- +10% in cazul publicatiilor cu frecventa de aparitie zilnica sau de minim 4 ori / saptamana.
- +20% in cazul publicatiilor cu frecventa de aparitie de maxim de 3 ori pe saptamana 

In cazul in care, dupa extinderea esantionului se mai constata situatii in care este deposit pragul admisibil de 2% intre cifrele de difuzare declarate si cele rezultate din documentele justificative BRAT va intrerupe auditul. 

Auditul poate fi reluat in conditiile prevazute de Regulamntul de control al Cifrelor de Difuzare. 

III. Termene de realizare a procesului de realizare si a procesului de verificare

1. Verificarea cererii de inscriere in cadrul procesului de verificare – 5 zile lucratoare de la data primirii cererii de audit
2. Validarea declaratiei de difuzare si a transmiterii de catre editor a listei tuturor documentelor necesare realizarii verificarii cifrelor de difuzare – 5 zile lucratoare de la data transmiterii declaratiei de difuzare
3. Realizarea procedurilor de verificare - 5 zile lucratoare de la data primirii tuturor informatiilor / documentelor necesare desfasurarii procesului de verificare.
4. Publicarea rezultatelor: - la date fixe pentru toate publicatiile inscrise la audit si pentru care s-a finalizat procesul de verificare, trimestrial, dupa cum urmeaza:

a. 15 martie (cifre difuzare aferente perioadei oct-dec)
b. 15 iunie (cifre difuzare aferente perioadei ian – mar)
c. 15 septembrie (cifre difuzare aferente perioadei apr-iun) 
d. 15 decembrie (cifre difuzare aferente perioadei iul -sept)